La pantalla Nueva Factura permite generar comprobantes electrónicos de venta de manera manual. Desde este formulario es posible registrar la información del cliente, configurar los datos tributarios de la factura, agregar productos o servicios, incluir información adicional y, opcionalmente, configurar formas de pago múltiples, datos de comercio exterior, programación de emisión y envío mediante enlace de pago.
La información se encuentra organizada en diferentes secciones para facilitar el proceso de emisión.
En esta sección se registra la información del comprador.
Permite buscar un cliente previamente registrado ingresando su nombre, razón social, RUC o número de identificación.
Permite crear un nuevo cliente directamente desde la pantalla de facturación sin abandonar el proceso actual.
Al habilitar esta opción, la factura será emitida a Consumidor Final, utilizando los datos permitidos por el SRI para este tipo de comprobantes.
Cuando esta opción está activada no será necesario seleccionar un cliente registrado.
Muestra el correo electrónico asociado al cliente seleccionado. Esta información será utilizada para el envío automático de la factura electrónica cuando corresponda.
Presenta la dirección registrada del cliente y será incluida en el comprobante electrónico.
Contiene los datos principales del comprobante electrónico.
Seleccione el establecimiento autorizado desde el cual se emitirá la factura.
Seleccione el punto de emisión asociado al establecimiento.
Corresponde a la fecha de emisión del comprobante. El sistema utiliza la fecha actual de acuerdo con la hora oficial establecida por el SRI.
Seleccione la forma de pago utilizada por el cliente.
Algunos ejemplos son:
Sin utilización del sistema financiero.
Transferencia bancaria.
Tarjeta de crédito.
Tarjeta de débito.
Dinero electrónico.
Otros medios autorizados.
Permite indicar el número de días de crédito otorgados al cliente cuando la venta no es de contado.
Al activar la opción Agregar segunda forma de pago, el sistema permite dividir el valor de la factura entre dos métodos de pago diferentes.
Los campos disponibles son:
Seleccione el segundo método mediante el cual el cliente realizará el pago.
Ingrese el valor que será cancelado utilizando la segunda forma de pago.
Permite registrar el plazo correspondiente para la segunda forma de pago, en caso de tratarse de una venta a crédito.
Ejemplo: Una factura de $500 puede pagarse con $300 mediante transferencia bancaria y $200 con tarjeta de crédito.
Al habilitar la opción Comercio Exterior, el sistema solicitará la información requerida para la emisión de facturas destinadas a operaciones internacionales.
Los campos disponibles son:
Seleccione el Incoterm aplicable a la operación comercial internacional.
Ejemplos:
FOB
CIF
EXW
DDP
FCA
Ingrese el lugar donde aplica el Incoterm seleccionado.
Ejemplo:
Puerto de Guayaquil
Ingrese el código numérico del país de origen de la mercancía.
Ejemplo:
593
Ingrese el puerto desde donde será despachada la mercancía.
Indique el puerto al cual llegará la mercancía.
Ingrese el código correspondiente al país de destino.
Ingrese el código del país donde se realizó la adquisición de la mercancía.
Nota: Estos campos únicamente deben completarse cuando la factura corresponda a operaciones de comercio exterior.
La opción Programar Factura permite configurar la emisión automática del comprobante para una fecha y hora determinadas.
Los campos disponibles son:
Seleccione la fecha y hora en la que el sistema emitirá automáticamente la factura.
Permite definir la frecuencia con la que se realizará la emisión programada.
Dependiendo de la configuración del sistema, pueden existir opciones como:
Una sola vez.
Diaria.
Semanal.
Mensual.
Esta funcionalidad es útil para procesos repetitivos o facturación automática.
En esta sección se registran los productos o servicios que formarán parte de la factura.
Para agregar un producto:
Escriba el código o nombre del producto.
Seleccione el producto de la lista.
Presione el botón (+) para incorporarlo al detalle.
El sistema mostrará automáticamente:
Código.
Producto.
Cantidad.
Precio Unitario.
Descuento Unitario.
Subtotal.
ICE.
IVA.
Total.
Los valores pueden modificarse antes de emitir la factura, siempre que la configuración del producto lo permita.
Permite agregar información complementaria que aparecerá en la representación impresa (RIDE).
Existen dos formas de hacerlo:
Seleccionar un grupo de información previamente configurado.
Agregar campos manualmente utilizando el botón (+).
Algunos ejemplos de información adicional son:
Orden de compra.
Nombre del vendedor.
Número de contrato.
Número de guía.
Centro de costos.
Observaciones.
Referencia del cliente.
El botón Borrar Todo elimina todos los campos agregados.
En la parte inferior derecha se presenta un resumen financiero de la factura.
El sistema calcula automáticamente:
Subtotal sin impuestos.
Subtotal gravado.
Valor del IVA.
Valor Total.
Estos valores se actualizan automáticamente cada vez que se agrega, elimina o modifica un producto.
La opción Enviar factura con enlace de pago permite que, junto con la factura electrónica, el cliente reciba un enlace seguro para realizar el pago en línea.
Dependiendo de la configuración del comercio, podrán habilitarse distintos medios de pago electrónicos como tarjetas de crédito, débito u otros proveedores compatibles.
Cancela el proceso actual y regresa a la pantalla anterior sin emitir la factura.
Guarda la configuración ingresada y programa la emisión de la factura para la fecha y hora establecidas.
Cuando la factura no está programada, este botón normalmente será reemplazado por la opción Emitir, Guardar o Autorizar, según la configuración del sistema.
Seleccione el cliente o active la opción Consumidor Final.
Verifique el establecimiento y punto de emisión.
Seleccione la forma de pago.
Si aplica, configure una segunda forma de pago.
Si corresponde, complete la información de comercio exterior.
Si desea emitir la factura posteriormente, active la programación y defina la fecha de emisión.
Agregue los productos o servicios.
Incluya información adicional si es necesario.
Revise el resumen de valores.
Active el envío con enlace de pago si desea que el cliente pueda cancelar la factura en línea.
Finalmente, emita o programe la factura.
Recomendación: Antes de emitir o programar la factura, verifique cuidadosamente los datos del cliente, los productos registrados, las formas de pago y el valor total. Una vez autorizada por el SRI, cualquier corrección deberá realizarse mediante la emisión de una nota de crédito u otro comprobante electrónico autorizado.